Jawność wynagrodzeń 2026 – obowiązki pracodawcy, terminy i przygotowanie firmy

Jawność wynagrodzeń w Polsce już obowiązuje, ale na razie przede wszystkim w obszarze rekrutacji. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca musi przekazywać kandydatowi informację o początkowym wynagrodzeniu albo jego przedziale, nie może pytać o aktualne lub wcześniejsze zarobki, a ogłoszenie i nazwa stanowiska powinny być neutralne pod względem płci.

To jednak dopiero część zmian związanych z wdrażaniem unijnej dyrektywy 2023/970. Dyrektywa przewiduje znacznie szerszy model przejrzystości wynagrodzeń: obiektywne i neutralne kryteria ustalania oraz progresji płac, dostęp pracowników do określonych informacji o wynagrodzeniach, analizę luki płacowej, a dla większych pracodawców również raportowanie.

Dla pracodawców najważniejsze pytanie brzmi więc nie „czy muszę ujawnić pensje pracowników?”, ale: co obowiązuje już dziś, co może się zmienić i czy nasze dane, stanowiska, zasady wynagradzania oraz procesy HR i Payroll są na to przygotowane?

STAN PRAWNY: 31. SIERPNIA 2026 R.

W Polsce obowiązują już przepisy dotyczące przejrzystości wynagrodzeń w rekrutacji, wprowadzone ustawą z 4 czerwca 2025 r. i obowiązujące od 24 grudnia 2025 r. Dyrektywa UE 2023/970 przewiduje szersze obowiązki dotyczące m.in. kryteriów wynagradzania, prawa pracowników do informacji i raportowania luki płacowej. Termin jej implementacji upłynął 7 czerwca 2026 r. Polski projekt ustawy (UC127) pozostaje w toku prac legislacyjnych.

Jawność wynagrodzeń – co właściwie oznacza?

Jawność wynagrodzeń nie oznacza powszechnego ujawnienia pensji wszystkich pracowników. Chodzi przede wszystkim o większą przejrzystość tego, jak wynagrodzenia są ustalane, jakie zasady obowiązują kandydatów i pracowników oraz czy różnice w płacach można obiektywnie uzasadnić.

Zmiany dotyczą kilku obszarów i obejmują między innymi:

• informowanie kandydatów o wynagrodzeniu;
• przejrzystość zasad ustalania płac;
• kryteria progresji wynagrodzeń;
• porównywanie pracy o tej samej wartości;
• dostęp pracowników do określonych informacji o wynagrodzeniach;
• analiza różnic płacowych między kobietami i mężczyznami;
• raportowanie luki płacowej przez pracodawców objętych takim obowiązkiem;
• mechanizmy naprawcze w przypadku nieuzasadnionych różnic.

Dyrektywa traktuje wynagrodzenie szeroko. Nie chodzi wyłącznie o pensję zasadniczą, ale również o składniki zmienne, premie, dodatki oraz inne świadczenia pieniężne i rzeczowe.

W firmach samodzielnie prowadzących dokumentację pracowniczą i rozliczenia kadrowo-płacowe, oznacza to potrzebę przeprowadzenia audytu, uporządkowania dokumentacji i przygotowania odpowiednich procesów m. in. wartościowania stanowisk, dopilnowania przestrzegania nowych obowiązków pracodawców na każdym etapie, gdzie jestem to wymagane, np. podczas rekrutacji, oraz sporządzenia dokumentacji w sposób przejrzysty tak, żeby łatwo było aktualizować te procesy wraz z wchodzeniem w życie kolejnych przepisów lub ich aktualizacji.

W przypadku obsługi kadr i płac przez firmę zewnętrzną w modelu outsourcingu, warto upewnić się, że rozliczenia firm oddaje się w ręce doświadczonych specjalistów kadr i płac, którzy prowadzą kompletną dokumentację (m. in. teczki pracownicze) oraz dokumentują naliczenia wynagrodzeń i rozliczenia kadrowo-płacowe w sposób zapewniający zgodność z przepisami. W ten sposób dokumentacja będzie także gotowa do ewentualnych kontroli w tym zakresie.

Jawność wynagrodzeń to nie publikowanie pensji pracowników

Jednym z najczęstszych nieporozumień jest utożsamianie jawności wynagrodzeń z obowiązkiem opublikowania imiennej listy płac.

Takiego generalnego obowiązku nie przewiduje model dyrektywy.

Pracownik ma mieć dostęp do informacji dotyczących własnego wynagrodzenia oraz określonych zagregowanych danych dotyczących porównywalnej kategorii pracowników. Dyrektywa przewiduje m.in. dostęp do średnich poziomów wynagrodzeń w odpowiednich kategoriach, z podziałem według płci. Nie oznacza to prawa do poznania indywidualnej pensji konkretnego kolegi.

To rozróżnienie ma duże znaczenie również z perspektywy ochrony danych osobowych. Większa przejrzystość wynagrodzeń nie znosi obowiązku ochrony danych pracowników.

Jaki jest cel nowych regulacji?

Podstawowym celem jest skuteczniejsze stosowanie zasady równego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości.

Sama zasada równego wynagradzania nie jest nowa. Obowiązuje już w polskim prawie pracy. Nowe regulacje mają przede wszystkim zwiększyć przejrzystość systemów płacowych i ułatwić wykrywanie oraz dochodzenie roszczeń w przypadku nierównego traktowania.

Właśnie dlatego temat jawności wynagrodzeń nie powinien być analizowany wyłącznie przez pryzmat rekrutacji. W praktyce dotyczy całego systemu wynagradzania firmy.

Jawność wynagrodzeń w Polsce – co już obowiązuje w 2026 roku?

Na dzień 31 sierpnia 2026 r. polskie przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń obejmują przede wszystkim proces rekrutacji.

Ustawa z 4 czerwca 2025 r. weszła w życie 24 grudnia 2025 r. Od tego dnia pracodawca ma obowiązek przekazać kandydatowi informację o początkowej wysokości wynagrodzenia albo jego przedziale oraz – jeżeli ma to zastosowanie – odpowiednie informacje wynikające z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania.

Obowiązują również zasady dotyczące neutralności procesu rekrutacyjnego oraz zakaz pozyskiwania informacji o aktualnym lub wcześniejszym wynagrodzeniu kandydata.

Informacja o wynagrodzeniu dla kandydata

Pracodawca powinien przekazać kandydatowi informację o początkowym wynagrodzeniu albo przedziale wynagrodzenia.

Informacja może zostać przekazana:

1. już w ogłoszeniu o naborze;
2. przed rozmową kwalifikacyjną, jeżeli nie została przekazana w ogłoszeniu;
3. najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy, jeżeli wcześniej nie została przekazana.

Oznacza to, że polskie przepisy nie wprowadzają obowiązku zamieszczania widełek w absolutnie każdym ogłoszeniu. Obowiązkowe jest przekazanie kandydatowi wymaganej informacji w odpowiednim terminie.

Z punktu widzenia organizacji procesu rekrutacyjnego bezpieczniejszym rozwiązaniem jest jednak przygotowanie wynagrodzenia albo realnego przedziału już na etapie tworzenia oferty.

Informacja powinna być przekazana w sposób umożliwiający kandydatowi zapoznanie się z nią i podjęcie świadomej decyzji dotyczącej negocjacji.

Źródło: ustawa z 4 czerwca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 807

Czy widełki muszą być w każdym ogłoszeniu?

Nie.

To ważne rozróżnienie:

obowiązek przekazania informacji o wynagrodzeniu ≠ bezwzględny obowiązek umieszczenia widełek w każdym ogłoszeniu.

Pracodawca może przekazać informację później, jeżeli nastąpi to w terminie przewidzianym w przepisach.

Warto jednak odróżnić stan prawny od rekomendowanej praktyki. Prawo dopuszcza przekazanie informacji poza ogłoszeniem, ale z perspektywy organizacji procesu lepiej nie odkładać tego do ostatniego momentu.

Dobrą praktyką jest:

• ustalenie kwoty albo przedziału przed rozpoczęciem rekrutacji;
• określenie, jakich składników wynagrodzenia dotyczy informacja;
• zachowanie wersji ogłoszenia;
• zapisanie w systemie rekrutacyjnym momentu przekazania informacji kandydatowi.

Czy pracodawca może podać bardzo szerokie widełki?

Polski przepis nie określa maksymalnej szerokości przedziału wynagrodzenia.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca powinien tworzyć całkowicie dowolne lub pozorne widełki. Jeżeli przedział jest oderwany od rzeczywistej oferty i nie odpowiada stanowisku ani planowanemu poziomowi wynagrodzenia, może zwiększać ryzyko sporu lub zarzutu braku transparentności.

Na dzień 18 sierpnia 2026 r. nie należy natomiast przedstawiać jako obowiązującej reguły twierdzenia, że „widełki muszą być wąskie”, ponieważ taki wyraźny limit nie wynika z analizowanego polskiego przepisu.

Czy pracodawca może pytać kandydata o wcześniejsze zarobki?

Nie.

Obowiązujące przepisy wyłączają z zakresu danych pozyskiwanych od kandydata informacje o jego aktualnym i wcześniejszym wynagrodzeniu.

W praktyce oznacza to konieczność sprawdzenia nie tylko treści ogłoszeń, ale całego procesu rekrutacyjnego:

• formularzy aplikacyjnych;
• skryptów rozmów;
• ATS;
• ankiet rekrutacyjnych;
• instrukcji dla rekruterów;
• pytań zadawanych podczas rozmów przez managerów.

Pracodawca może rozmawiać o oczekiwaniach finansowych kandydata. Nie powinien natomiast obchodzić zakazu poprzez pytania o to, ile kandydat zarabiał wcześniej.

Neutralność płciowa ogłoszeń i nazw stanowisk

Przepisy obejmują także neutralność płciową nazw stanowisk i ogłoszeń oraz niedyskryminacyjny przebieg rekrutacji.

W praktyce oznacza to potrzebę przeglądu:

• nazw stanowisk;
• szablonów ogłoszeń;
• kryteriów selekcji;
• formularzy rekrutacyjnych;
• sposobu prowadzenia rozmów.

To nie jest wyłącznie kwestia językowa. Proces rekrutacyjny powinien opierać się na obiektywnych i merytorycznych kryteriach.

Co zmienia dyrektywa UE 2023/970?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 rozszerza przejrzystość wynagrodzeń znacznie poza samą rekrutację.

Obejmuje m.in.:

• kryteria ustalania wynagrodzeń;
• kryteria progresji wynagrodzeń;
• prawo pracowników do informacji;
• analizę i raportowanie luki płacowej;
• wspólną ocenę wynagrodzeń w określonych przypadkach;
• ciężar dowodu;
• odszkodowania;
• sankcje;
• ochronę przed odwetem.

Źródło: Dyrektywa (UE) 2023/970

Najważniejsze daty

Jakie nowe obowiązki będą mieli pracodawcy?

1. Przejrzyste kryteria ustalania wynagrodzenia

Pracodawca powinien być w stanie wyjaśnić, na jakiej podstawie ustalane jest wynagrodzenie.

Dotyczy to nie tylko pierwszej pensji, ale całej logiki systemu:

• co decyduje o poziomie wynagrodzenia;
• jakie są poziomy lub kategorie płacowe;
• jakie kryteria wpływają na podwyżki;
• jakie kryteria decydują o progresji wynagrodzenia.

Kryteria powinny być obiektywne i neutralne pod względem płci. Z punktu widzenia pracodawcy oznacza to przejście od modelu „wynagrodzenie ustalamy indywidualnie” do modelu, w którym decyzję można racjonalnie wyjaśnić i udokumentować.

2. Wartościowanie pracy i stanowisk

Jedno stanowisko nie zawsze oznacza pracę o tej samej wartości.

Przy porównywaniu pracy mogą mieć znaczenie m.in.:

• umiejętności;
• wysiłek;
• odpowiedzialność;
• warunki pracy;
• inne istotne czynniki.

Dlatego przy budowaniu systemu wynagrodzeń nie wystarczy stworzenie katalogu nazw stanowisk. Pracodawca powinien być w stanie odpowiedzieć na pytanie, dlaczego dwie różne role zostały uznane za porównywalne albo dlaczego ich wartość jest różna.

3. Prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniach

Dyrektywa przewiduje prawo pracownika do uzyskania informacji dotyczących:

• własnego poziomu wynagrodzenia;
• średnich poziomów wynagrodzeń;
• danych z podziałem według płci;
• odpowiedniej kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości.

Nie jest to prawo do poznania indywidualnego wynagrodzenia konkretnej osoby.

Dyrektywa przewiduje również odpowiedź na wniosek pracownika w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu dwóch miesięcy.

4. Coroczna informacja dla pracowników o ich prawach

Według dyrektywy pracodawca będzie zobowiązany informować pracowników o ich prawie do uzyskania informacji oraz o sposobie skorzystania z tego prawa.

 

To oznacza potrzebę stworzenia nie tylko samego mechanizmu udostępniania danych, ale także procedury komunikacyjnej.

W praktyce może to wymagać ustalenia tego, jak takki proces ma wyglądać w firmie i kto obsługuje poszczególne jego etapy, między innymi:

• kto przyjmuje wniosek;
• kto przygotowuje dane;
• kto weryfikuje ich zakres;
• kto zatwierdza odpowiedź;
• jak dokumentowany jest termin jej przygotowania.

5. Brak możliwości ograniczania prawa pracownika do ujawniania własnego wynagrodzenia

Dyrektywa przewiduje ochronę pracownika, który dobrowolnie ujawnia własne wynagrodzenie w celu dochodzenia zasady równego wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak prawa do rozpowszechniania danych dotyczących wynagrodzenia innych osób.

Dlatego regulacje wewnętrzne dotyczące poufności płac trzeba będzie projektować z uwzględnieniem dwóch różnych kwestii:

własne wynagrodzenie pracownika oraz dane płacowe innych pracowników.

Raportowanie luki płacowej – kogo obejmie?

Raportowanie luki płacowej jest jednym z najważniejszych elementów dyrektywy, ale nie dotyczy w jej minimalnym modelu każdego pracodawcy.

Jakie dane trzeba będzie raportować?

Dyrektywa przewiduje raportowanie m.in. następujących informacji:

1. różnicy w średnim wynagrodzeniu kobiet i mężczyzn;
2. różnicy w średnim wynagrodzeniu w zakresie uzupełniających lub zmiennych składników wynagrodzenia;
3. mediany różnicy w wynagrodzeniach;
4. mediany różnicy w składnikach zmiennych;
5. udziału kobiet i mężczyzn otrzymujących zmienne lub uzupełniające składniki wynagrodzenia;
6. udziału kobiet i mężczyzn w poszczególnych kwartylach wynagrodzeń;
7. różnicy wynagrodzeń według kategorii pracowników.

Kiedy raportują poszczególni pracodawcy?

Według minimalnego modelu dyrektywy:

Państwo członkowskie może wprowadzić obowiązek raportowania również dla pracodawców zatrudniających mniej niż 100 pracowników.

Co się stanie, jeśli analiza wykaże różnice w wynagrodzeniach?

Sama różnica w wynagrodzeniu nie oznacza dyskryminacji

To jeden z najważniejszych punktów całego systemu.

Różnica w wynagrodzeniach sama w sobie nie oznacza jeszcze dyskryminacji.

Pracownicy mogą otrzymywać różne wynagrodzenia z powodów, które można obiektywnie uzasadnić i które są neutralne pod względem płci.

Problem pojawia się wtedy, gdy pracodawca nie potrafi racjonalnie wyjaśnić różnicy albo stosowane kryteria prowadzą do nierównego traktowania.

Obowiązkiem Pracodawcy przy porządkowaniu dokumentów wewnętrznych jest stworzenie takiego systemu wartościowania stanowisk, żeby móc uzasadnić różnice wynagrodzeń, wyjaśnić z czego wynikają i różnice te udokumentować.

Kiedy potrzebna będzie wspólna ocena wynagrodzeń?

W modelu dyrektywy mechanizm wspólnej oceny wynagrodzeń jest związany z jednoczesnym wystąpieniem określonych przesłanek.

Chodzi o sytuację, w której:

1. różnica średniego wynagrodzenia wynosi co najmniej 5% w danej kategorii pracowników;
2. różnicy nie można uzasadnić obiektywnymi i neutralnymi pod względem płci kryteriami;
3. nie została ona usunięta w ciągu sześciu miesięcy od złożenia raportu.

Próg 5% nie jest więc równoznaczny ze stwierdzeniem dyskryminacji.

Jest elementem mechanizmu, który przy spełnieniu dodatkowych warunków prowadzi do wspólnej oceny wynagrodzeń.

Na czym polega wspólna ocena wynagrodzeń?

Według dyrektywy obejmuje ona m.in.:

• analizę struktury zatrudnienia;
• analizę wynagrodzeń kobiet i mężczyzn;
• identyfikację różnic;
• ustalenie przyczyn różnic;
• wskazanie działań naprawczych;
• ocenę skuteczności wcześniej podjętych działań.

W praktyce pokazuje to, dlaczego sama publikacja widełek nie rozwiązuje problemu przejrzystości wynagrodzeń.

Czy każda firma musi już teraz przeprowadzić wartościowanie stanowisk?

Nie można tego stwierdzić jako bezwarunkowego obowiązku obowiązującego obecnie każdą firmę.

Obecne przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń koncentrują się przede wszystkim na rekrutacji. Obowiązuje również zasada równego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości.

Jak przygotować firmę do jawności wynagrodzeń?

Najlepiej potraktować przygotowanie jako projekt organizacyjny, a nie pojedynczą aktualizację ogłoszeń o pracę.

Etap 1. Audyt obecnego systemu wynagrodzeń

Najpierw trzeba wiedzieć, jakie dane firma faktycznie posiada i jak działa obecny system.

Warto przeanalizować:

• wynagrodzenia zasadnicze;
• premie;
• prowizje;
• dodatki;
• benefity;
• inne składniki wynagrodzenia;
• różnice między pracownikami wykonującymi podobną pracę.

Na tym etapie warto sprawdzić również jakość danych. Jeżeli w systemie część składników jest zakodowana inaczej w różnych działach albo lokalizacjach, późniejsza analiza może być znacznie trudniejsza.

Etap 2. Uporządkowanie stanowisk

Kolejny krok to uporządkowanie katalogu stanowisk.

Trzeba sprawdzić:

• aktualne nazwy stanowisk;
• zakresy obowiązków;
• wymagane kompetencje;
• poziomy odpowiedzialności;
• wymagania wobec pracowników;
• podobieństwo i różnice między rolami.

Samo porównanie nazw stanowisk nie wystarczy.

Dwie osoby mogą mieć różne nazwy stanowisk, a wykonywać pracę o podobnej wartości. Może być również odwrotnie: identyczna nazwa stanowiska nie musi oznaczać identycznego zakresu odpowiedzialności.

Etap 3. Wartościowanie pracy

Na tym etapie firma może ustalić sposób porównywania stanowisk.

W praktyce można uwzględnić m.in.:

• wymagane umiejętności;
• wysiłek;
• odpowiedzialność;
• warunki pracy;
• inne istotne kryteria.

Celem nie jest stworzenie dokumentacji dla samej dokumentacji. Chodzi o to, aby firma potrafiła racjonalnie określić, które stanowiska są porównywalne i dlaczego.

Etap 4. Budowa struktury wynagrodzeń

Następnie warto uporządkować samą strukturę wynagrodzeń.

Może ona obejmować:

• poziomy stanowisk;
• przedziały lub pasma wynagrodzeń;
• zasady awansów;
• zasady podwyżek;
• zasady przyznawania składników zmiennych;
• reguły zatwierdzania wyjątków.

Nie każda firma musi już dziś posiadać formalną siatkę płac jako obowiązek ustawowy. Z punktu widzenia przygotowania organizacji uporządkowane poziomy i pasma mogą jednak znacząco ułatwić stosowanie obiektywnych kryteriów.

Etap 5. Analiza luki płacowej

Nie ograniczajmy analizy do jednej liczby dla całej organizacji. Różnica w całej firmie może wynikać np. ze struktury zatrudnienia i nie odpowiadać sytuacji w poszczególnych grupach pracowników. Dlatego warto analizować wynagrodzenia według odpowiednich, porównywalnych kategorii pracowników.

Istotne jest również uwzględnienie nie tylko pensji zasadniczej, ale innych składników wynagrodzenia.

Etap 6. Przygotowanie procedur HR i Payroll

Jeżeli pracownicy otrzymają określone prawa informacyjne, firma będzie potrzebowała procesu ich obsługi.

Warto wcześniej ustalić:

• kto przyjmuje wnioski;
• kto przygotowuje dane;
• jakie systemy są źródłem informacji;
• kto weryfikuje prawidłowość wyliczeń;
• jak chronione są dane osobowe;
• kto zatwierdza odpowiedź;
• w jaki sposób dokumentowany jest termin realizacji.

Dane kadrowo-płacowe powinny być nie tylko poprawne, ale także możliwe do szybkiego zestawienia.

Etap 7. Przygotowanie rekrutacji

Na końcu – i równolegle z pozostałymi działaniami – trzeba uporządkować proces rekrutacyjny.

Do sprawdzenia są:

• ogłoszenia;
• formularze;
• systemy ATS (jeśli są w firmie używane);
• pytania rekrutacyjne;
• skrypty rozmów;
• komunikacja z kandydatami;
• sposób ustalania oferowanego wynagrodzenia;
• szkolenie rekruterów i managerów.

Warto również zachowywać dowód tego, kiedy i w jaki sposób kandydat otrzymał informację o wynagrodzeniu.

Jaką rolę mają kadry i płace we wdrożeniu jawności wynagrodzeń?

Jawność wynagrodzeń nie jest wyłącznie projektem HR.

W praktyce to zagadnienie łączy wiele procesów firmowych i przebiega na styku kilku kluczowych obszarów:

HR → kadry → płace → dane → management → rekrutacje → compliance

Dlatego firmy, które potraktują temat wyłącznie jako zmianę treści ogłoszeń, mogą nie być przygotowane do kolejnych etapów.

Dane płacowe muszą być spójne i możliwe do analizy

Jeżeli ta sama pozycja jest w jednym systemie traktowana jako wynagrodzenie zasadnicze, a w innym jako element dodatkowy, analiza może prowadzić do błędnych wniosków.

Podobnie będzie w przypadku różnic w sposobie ewidencjonowania premii, prowizji czy dodatków.

System kadrowo-płacowy powinien dostarczać danych do analiz

Warto odpowiedzieć sobie wcześniej na pytania:

• Czy potrafimy wyodrębnić wszystkie składniki wynagrodzenia?
• Czy możemy grupować pracowników według stanowisk i poziomów?
• Czy dane da się analizować według płci?
• Czy możemy odtworzyć dane historyczne?
• Czy dane HR i Payroll są spójne?

Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, przygotowanie do większej transparentności powinno rozpocząć się właśnie od uporządkowania danych.

Dokumentacja pracownicza musi odpowiadać rzeczywistym zasadom wynagradzania

Nie ma większej wartości nawet najlepiej napisany regulamin, jeżeli rzeczywiste decyzje płacowe są podejmowane zupełnie inaczej.

Warto więc sprawdzić zgodność między:

• dokumentacją;
• regulaminami;
• praktyką managerską;
• danymi płacowymi;
• decyzjami dotyczącymi podwyżek i premii.

HR, kadry, płace i managerowie muszą pracować na tych samych zasadach

To szczególnie ważne w firmach, w których decyzje płacowe powstawały historycznie w sposób zdecentralizowany.

Jeżeli HR posługuje się jednym katalogiem stanowisk, Payroll innym, a managerowie negocjują wynagrodzenia bez odniesienia do żadnego systemu, transparentność będzie trudna do wdrożenia.

Jawność wynagrodzeń a RODO i poufność danych pracowników

Większa transparentność nie oznacza zniesienia ochrony danych osobowych.

Trzeba rozdzielić:

• informację o własnym wynagrodzeniu pracownika;
• średnie wynagrodzenia w porównywalnej kategorii;
• dane przedstawione z podziałem według płci;
• indywidualne dane dotyczące innych pracowników.

Dane powinny być udostępniane w sposób ograniczający ryzyko identyfikacji konkretnej osoby. Szczególnej ostrożności wymagają małe grupy pracowników. Sama agregacja danych nie zawsze automatycznie usuwa ryzyko identyfikacji.

Przykładowo, jeżeli w danej kategorii znajduje się jedna osoba określonej płci, określona średnia może w praktyce pozwalać na odtworzenie jej indywidualnego wynagrodzenia.

Dlatego przygotowując procedury dotyczące jawności wynagrodzeń, warto uwzględnić:

• zakres dostępu do danych;
• agregowanie informacji;
• bezpieczeństwo systemów;
• kontrolę dostępu;
• ryzyko ponownej identyfikacji;
• zasady udostępniania informacji.

Transparentność i poufność danych nie są więc przeciwieństwami. Celem jest udostępnienie informacji w zakresie wymaganym przez prawo, bez ujawniania danych osób, które nie powinny być identyfikowane.

Jakie błędy mogą popełnić pracodawcy?

Najczęstszy błąd to sprowadzenie całego tematu do jednego elementu: widełek w ogłoszeniu.

Ryzyko powstaje również wtedy, gdy firma:

1. ogranicza przygotowania wyłącznie do publikowania wynagrodzeń;
2. tworzy bardzo szerokie lub pozorne widełki;
3. nie ma obiektywnych kryteriów podwyżek;
4. posiada nieaktualne opisy stanowisk;
5. utożsamia nazwę stanowiska z wartością wykonywanej pracy;
6. pomija premie, dodatki i inne składniki wynagrodzenia;
7. nie potrafi odtworzyć powodów historycznych decyzji płacowych;
8. uzasadnia różnice wyłącznie „indywidualnymi negocjacjami”, bez obiektywnych kryteriów;
9. nie ma procedury obsługi wniosków pracowników;
10. nie zapewnia współpracy HR, kadr, płac i managementu.

Czy małe i średnie firmy też powinny się przygotować?

Tak.

Brak obowiązku raportowania luki płacowej według minimalnego modelu dyrektywy nie oznacza braku innych obowiązków.

Firma zatrudniająca kilkadziesiąt osób już dziś musi stosować obowiązujące przepisy dotyczące rekrutacji oraz zasadę równego traktowania.

Orientacyjnie według wielkości firmy

Dlatego dla przedsiębiorstw szczególnie ważne będzie monitorowanie finalnych przepisów krajowych oraz ich zmian i etapów publikacji – te źródła i ich umocowanie prawne regulują faktyczny, szczegółowy zakres obowiązków pracodawców, a także np. sposób liczenia zatrudnienia na potrzeby prawidłowej interpretacji wymogów dyrektywy.

Firma 20–50 pracowników – od czego zacząć?

Mała organizacja nie musi budować od razu rozbudowanego systemu wynagrodzeń.

Rozsądny pierwszy krok to:

1. sprawdzić zgodność rekrutacji z art. 18³ca Kodeksu pracy;
2. usunąć pytania o wcześniejsze wynagrodzenia;
3. uporządkować nazwy i opisy stanowisk;
4. zebrać w jednym miejscu informacje o wynagrodzeniach i ich składnikach;
5. określić, z czego wynikają najważniejsze różnice między pracownikami.

To pozwala zbudować bazę do dalszych działań bez tworzenia rozwiązań wyłącznie „na papierze”.

Ile czasu potrzebuje firma na przygotowanie?

Nie ma jednej ustawowej liczby tygodni czy miesięcy, które można przypisać każdej organizacji.

Skala prac będzie zależeć m.in. od:

• liczby pracowników;
• liczby stanowisk;
• złożoności systemu premiowego;
• liczby lokalizacji;
• jakości danych kadrowo-płacowych;
• obowiązujących regulaminów;
• jakości opisów stanowisk;
• stopnia uporządkowania procesu rekrutacji;
• liczby wyjątków od standardowych zasad płacowych.

Inaczej będzie więc wyglądać przygotowanie firmy mającej 30 pracowników i kilka podstawowych poziomów stanowisk, a inaczej organizacji zatrudniającej kilkaset osób w kilku lokalizacjach, z rozbudowanym systemem premii i wielu historycznymi wyjątkami płacowymi.

Dlatego pierwszym krokiem powinien być audyt stanu obecnego, a nie od razu wdrażanie wszystkich możliwych narzędzi.

Checklista pracodawcy – jawność wynagrodzeń

Co warto sprawdzić na start:

• Czy w procesie rekrutacyjnym kandydat otrzymuje informację o wynagrodzeniu w wymaganym terminie?
• Czy nie pytamy o aktualne lub wcześniejsze zarobki?
• Czy ogłoszenia i nazwy stanowisk są neutralne pod względem płci?
• Czy mamy obiektywne kryteria ustalania wynagrodzeń?
• Czy mamy aktualne opisy stanowisk?
• Czy potrafimy wskazać stanowiska wykonujące pracę o porównywalnej wartości?
• Czy wiemy, z czego wynikają różnice w wynagrodzeniach?
• Czy potrafimy analizować wynagrodzenie razem z premiami, dodatkami i innymi składnikami?
• Czy dane kadrowo-płacowe są kompletne i spójne?
• Czy mamy procedurę obsługi przyszłych zapytań pracowników?
• Czy HR, kadry i płace pracują na tych samych danych?
• Czy managerowie wiedzą, jak uzasadniać decyzje płacowe?
• Czy system rekrutacyjny pozwala udokumentować przekazanie kandydatowi informacji o wynagrodzeniu?
• Czy organizacja ma sposób monitorowania zmian w polskich przepisach implementacyjnych?

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca musi publikować wynagrodzenie w każdym ogłoszeniu?

Nie. Obowiązkiem jest przekazanie kandydatowi informacji o początkowym wynagrodzeniu albo jego przedziale w wymaganym terminie. Informacja może zostać przekazana w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną albo – najpóźniej – przed nawiązaniem stosunku pracy.

Czy pracodawca może podać bardzo szerokie widełki?

Polski przepis nie określa maksymalnej szerokości przedziału wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak, że przedział powinien być pozorny lub całkowicie oderwany od rzeczywistej oferty.

Czy można pytać kandydata o jego poprzednie zarobki?

Nie. Obowiązujące przepisy nie pozwalają żądać od kandydata informacji o jego aktualnym lub wcześniejszym wynagrodzeniu.

Czy jawność wynagrodzeń oznacza publikację pensji każdego pracownika?

Nie. Dyrektywa nie ustanawia generalnego obowiązku publikowania imiennych wynagrodzeń wszystkich pracowników. Przewiduje natomiast określone prawo pracowników do informacji o własnym wynagrodzeniu i zagregowanych danych dotyczących porównywalnych kategorii pracowników.

Czy pracownik może sprawdzić, ile zarabiają jego koledzy?

Nie ma generalnego prawa do poznania indywidualnego wynagrodzenia konkretnego pracownika. Model dyrektywy przewiduje dostęp do odpowiednio zagregowanych informacji dotyczących porównywalnej kategorii pracowników, z podziałem według płci.

Czy każda firma będzie musiała raportować lukę płacową?

Nie według minimalnego modelu dyrektywy. Obowiązek raportowania obejmuje pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników, przy czym terminy zależą od wielkości firmy. Państwo członkowskie może jednak rozszerzyć obowiązek także na mniejszych pracodawców.

Od ilu pracowników będzie obowiązek raportowania?

Według dyrektywy próg zaczyna się od 100 pracowników. Pracodawcy zatrudniający 100–149 osób mają pierwszy termin raportowania 7 czerwca 2031 r., pracodawcy 150–249 osób – 7 czerwca 2027 r., a pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 osób – również 7 czerwca 2027 r., a następnie raportują co roku.

Czy różnica w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn oznacza dyskryminację?

Nie. Sama różnica nie oznacza automatycznie naruszenia prawa. Kluczowe jest ustalenie, czy różnicę można obiektywnie i neutralnie pod względem płci uzasadnić.

Czy mała firma musi przeprowadzić wartościowanie stanowisk?

Nie można obecnie stwierdzić, że każda mała firma ma już ustawowy obowiązek formalnego wartościowania wszystkich stanowisk. Obowiązujące przepisy nie ustanawiają takiego generalnego wymogu, natomiast dyrektywa opiera porównywanie pracy na obiektywnych kryteriach. Wartościowanie może więc być praktycznym narzędziem przygotowania organizacji, ale jego formalny zakres trzeba odróżnić od obowiązku wynikającego z przepisów.

Co pracodawca powinien zrobić już teraz?

Przede wszystkim uporządkować rekrutację oraz dane. W praktyce oznacza to sprawdzenie przekazywania kandydatom informacji o wynagrodzeniu, usunięcie pytań o historię płac, uporządkowanie opisów stanowisk i składników wynagrodzenia, analizę różnic płacowych oraz przygotowanie spójnej współpracy HR, kadr i płac. Jednocześnie trzeba monitorować finalny kształt polskiej ustawy implementacyjnej.

Podsumowanie – jawność wynagrodzeń to projekt organizacyjny, nie tylko zmiana w rekrutacji

Jawność wynagrodzeń nie sprowadza się do wpisania widełek do ogłoszeń.

W Polsce część obowiązków już obowiązuje i dotyczy procesu rekrutacyjnego. Kolejne rozwiązania wynikające z dyrektywy 2023/970 mają znacznie szerszy zakres: dotyczą kryteriów wynagradzania i progresji, porównywania pracy, prawa pracowników do informacji, analizy luki płacowej oraz, w określonych przypadkach, raportowania i działań naprawczych.

Dlatego przygotowanie firmy powinno obejmować cały łańcuch:

prawo → stanowiska → kryteria → wynagrodzenia → dane → kadry → płace → HR → management → rekrutacja → compliance

Największą wartość daje uporządkowanie tego procesu zanim pojawi się konieczność szybkiego reagowania na nowe obowiązki albo zapytania pracowników.

Jeśli firma chce przygotować się do zmian bez budowania całego procesu od podstaw, dobrym punktem wyjścia jest audyt danych kadrowo-płacowych, struktury wynagrodzeń, stanowisk i procesów HR oraz identyfikacja obszarów wymagających uporządkowania.

W takim projekcie połączenie kompetencji HR, kadr i płac pozwala spojrzeć na jawność wynagrodzeń nie jako pojedynczą zmianę w rekrutacji, lecz jako element całego systemu zarządzania pracownikami i wynagrodzeniami.

W przypadku potrzeby wsparcia firmy w kompletnych i zgodnych z przepisami procesach prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz rozliczeń kadrowo-płacowych, warto skorzystać z usług doświadczonych specjalistów w zakresie outsourcingu kadr i płac dla firm.

STAN PRAWNY:

Aktualizacja na dzień 31.08.2026 r.

Projekt UC127 – polski projekt ustawy wdrażającej zakres dyrektywy UE 2023/970 nadal jest procedowany.

Co obowiązuje dziś?

Obowiązuje:

• polska nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca rekrutacji, od 24 grudnia 2025 r.;
• informowanie kandydata o wynagrodzeniu / przedziale;
• zakaz pytania o obecne i wcześniejsze wynagrodzenie;
• neutralność płciowa ogłoszeń i nazw stanowisk;
• niedyskryminacyjny proces rekrutacji.

Nie obowiązuje jeszcze jako polska ustawa wdrażająca dyrektywę:

• pełne prawo pracownika do informacji o średnich wynagrodzeniach;
• obowiązki dotyczące struktury i kryteriów wynagradzania wynikające z implementacji;
• obowiązkowe raportowanie luki płacowej;
• wspólna ocena wynagrodzeń;
• krajowe sankcje i szczegółowe mechanizmy egzekwowania.

Dyrektywa nadal jest wiążącym prawem UE, a termin jej transpozycji do prawa krajowego minął 7 czerwca 2026 r. Na dzień 31 sierpnia 2026 r. pełna polska implementacja dyrektywy 2023/970 nadal nie została uchwalona i opublikowana. Projekt UC127 pozostaje w toku prac legislacyjnych.

Natomiast terminy 7 czerwca 2027 r. i 7 czerwca 2031 r. należy nadal oznaczać jako terminy wynikające z dyrektywy, a nie jako już obowiązujące polskie terminy raportowania.

W zakresie obowiązków działów kadr i płac firm pozostaje obowiązek monitorowania stanu publikacji i treści ewentualnych zmian lub aktualizacji, które będą kształtowały szczegółowy zakres obowiązków przedsiębiorców jako pracodawców na gruncie prawa polskiego.

Źródła:

• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 – EUR-Lex
• Ustawa z 4 czerwca 2025 r. – Dz.U. 2025 poz. 807 – ELI
• Informacje Rządowego Procesu Legislacyjnego dotyczące projektu ustawy o jawności wynagrodzeń
• Informacja PIP dotycząca zmian w Kodeksie pracy

Wsparcie w rozliczeniach dla firm

Potrzebujesz sprawdzonego partnera w biznesie? Specjaliści Business Mind HR & Payroll mają doświadczenie w zarządzaniu obowiązkami podatkowymi i składkowymi. Wykorzystaj ich wiedzę w rozwoju swojego biznesu.

> Skontaktuj się z Business Mind HR & Payroll – zapewnimy Twojej firmie profesjonalne rozliczenia i spokój o terminowość płatności.

  >> Kontakt z Business Mind HR & Payroll